Vad vi gör med din data.

Kort version

Du behåller all deal-data i din egen CRM. Vi mellanlagrar bara mötesanalyser och föredragna inställningar. Audio-transkript raderas inom 24h. EU-hostat i Stockholm. Du kan när som helst exportera eller radera all data via mail.

Personuppgiftsansvarig

Closify Group AB (äger Closify-varumärket och sajten)
Org.nr 559409-4582 · Rosendalsvägen 10 b, 756 44 Uppsala, Sverige
Kontakt: magnus@closify.se

Vi har ingen formell DPO men Magnus Persson är ansvarig för all dataskydds-relaterad korrespondens.

Vad vi samlar in och varför

• CRM-data via din API-token eller OAuth-koppling — deals, kontakter, företag, notes och tasks från HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Lime CRM eller Upsales. Vi läser och skriver via API. All data stannar i din CRM som master.
• Mötesanalyser — AI-genererade sammanfattningar och nästa-steg-listor lagras strukturerat i vår databas så de kan sökas i Uppföljning. Råtranskripten lagras temporärt under analys och raderas inom 24h.
• E-postinnehåll (Pro+ med Gmail/Outlook) — vi läser mailtråden på en specifik deal när du ber AI om en follow-up. Mail lagras inte på vår sida.
• Kalender-data (Pro+ med Google/Microsoft) — vi läser dagens möten för pre-meeting-prep. Lagras inte.
• Voice memos (om aktiverat) — audio-fil skickas till Whisper (OpenAI eller Groq) för transkribering. Fil raderas inom 24h. Vi sparar bara den strukturerade mötesnoten.
• Din kontaktinfo — namn, e-post, företag och säljteam-storlek när du bokar demo eller startar abonnemang. Lagras hos oss + i vår CRM.
• Betalningsinfo — hanteras av Stripe (PCI-compliant). Vi ser bara att betalning godkänts, aldrig kort-nummer.
• Användningsdata — när du loggar in, vilka funktioner du använder, hur många API-anrop. Används för cost-tracking och för att förbättra produkten.

Retention-tider

• Audio-transkript — raderas inom 24h efter analys är klar
• Mötesnoter (strukturerade) — så länge ditt abonnemang är aktivt. Raderas 30 dagar efter uppsägning.
• CRM-cache (deals, contacts) — 7 dagar (för dashboard-aggregering). Vi hämtar färska från CRM vid varje viktig handling.
• Användningslogg — 90 dagar för cost-tracking, sedan anonymiserad
• Backup — 30 dagar (Supabase auto-backup)
• Demo-bokningsförfrågningar — 24 månader (sales-historik). Kan begäras raderad innan dess.

Sub-processorer

Tredje-parts-tjänster som hanterar din data på Closifys uppdrag. Aktuell lista finns alltid på /sub-processors och uppdateras vid varje ändring.

• Supabase (Frankfurt/Stockholm) — databas + auth + edge-functions
• Anthropic (EU-residency på claude.eu) — AI-anrop för parse, follow-up, analys
• OpenAI Whisper ELLER Groq (EU-instans) — audio-transkribering
• Stripe (Irland) — betalningar och abonnemangshantering
• Netlify (EU-edge) — landing-sajten closify.se
• Google Workspace API (när kund kopplar Gmail/Calendar) — direkt mellan dig och Google, vi mellanlandar inte
• Microsoft Graph API (när kund kopplar Outlook/M365) — som ovan
• Slack API (när kund kopplar Slack) — som ovan
• HubSpot/Pipedrive/Salesforce/Lime/Upsales API — din CRM-koppling går direkt

Var data lagras

• Primär region — Stockholm, Sverige (Supabase eu-north-1)
• Backup-region — Frankfurt, Tyskland (Supabase auto-replication)
• Inga US-cloud-överföringar för deal-data eller mötesnoter
• AI-anrop går till Anthropic via deras EU-residency-endpoint (claude.eu)
• Audio till Whisper går till OpenAI EU eller Groq EU efter ditt val i Settings

Cookies och tracking

Vi använder inga marketing-cookies eller fingerprint-tracking. Vi använder bara strikt nödvändiga cookies för auth (Supabase JWT) och theme-preferens (localStorage).

Om vi i framtiden lägger till Plausible eller liknande EU-analytics kommer det att skyltas tydligt och uppdateras här innan aktivering.

Dina rättigheter (GDPR Art. 12-22)

• Tillgång — utdrag av all data vi har om dig (JSON eller CSV) inom 30 dagar
• Rättelse — korrigering av felaktig data
• Radering — full data-radering inom 30 dagar (vi mailar bekräftelse)
• Begränsning — pausa behandling av specifik data
• Dataportabilitet — exportera all data i strukturerat format
• Invändning — invända mot specifika behandlingsgrunder
• Dra tillbaka samtycke — när som helst

Allt sker via mail till magnus@closify.se med "GDPR" i ämnesraden. Svar inom 30 dagar.

Klagomål kan riktas till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) via imy.se.

Säkerhet

• All trafik över TLS 1.3 (HTTPS)
• Kryptering at rest: AES-256 (Supabase Postgres standard)
• API-tokens krypterade per användare innan lagring — aldrig synliga i loggar
• Row-Level Security (RLS) på alla tabeller — du ser bara din egen data
• Rate-limiting och cost-cap per användare för att förhindra missbruk
• Multi-tenant-isolation verifierad på databas-nivå

Se Trust Center för fullständig säkerhetsöversikt.

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Vi tecknar PUB-avtal med alla abonnemangskunder innan första data flyttas. Mall finns att begära via mail med "PUB" i ämnesraden.

Ändringar i denna policy

Viktiga ändringar mailas till alla aktiva användare 30 dagar innan ikraftträdande. Mindre uppdateringar (typografi, förtydliganden) tillkännages bara här.

Historik kan begäras via mail.